No des por sentado que tu audiencia entiende tus mensajes.

No des por sentado que tu audiencia entiende tus mensajes.

En la comunicación participan varios componentes. En el esquema más sencillo, que sería una conversación entre dos personas, hay un emisor, un receptor (que intercambian sus papeles según progresa la conversación), el mensaje que intercambian, y el medio en el que se produce la comunicación

El emisor y receptor intercambian información sobre un tema que interesa a ambas partes, que estará incluido en el mensaje, y finalmente el medio es el lugar en el que se produce el intercambio, con sus condiciones más o menos favorables y sus distracciones. 

El medio puede ser muy variable. Ejemplos casi enfrentados de medios en cuanto a sus condiciones, que a la vez son muy habituales en las reuniones comerciales, podrían ser una reunión en un bar y una sala de reuniones. Tienen factores ambientales y distracciones distintas, propias de cada medio. Las distracciones pueden ser poco controlables, por ejemplo, en la barra del bar podríamos tener a otros clientes, el sonido de otras conversaciones, los ruidos de la máquina del café, el teléfono o la televisión. Aunque en las salas de reuniones el medio está más controlado, al ser un ambiente profesional, también pueden esperarse distracciones, como personas que se interesan por la sala en la que se produce la reunión, llamadas de teléfono inesperadas al teléfono de la sala, o problemas técnicos como fallos en la conexión a internet o al proyector, o eco en la sala. Las distracciones aparecen y son inevitables, por lo que hay que estar atento a la conversación para mantener el discurso, saber gestionarlas y evitar que afecten a la comprensión del mensaje. Por ello es importante comprobar que el mensaje está llegando en buenas condiciones al receptor, y que se está comprendiendo bien dicho mensaje. 

Por básico que parezca este mensaje, hay una diferencia fundamental entre enviar un mensaje, y que ese mensaje llegue y se entienda. Es obligación del emisor comprobar que el mensaje se haya entendido. Y para ello, lo primero a hacer debería ser adecuar el mensaje al tipo y nivel del receptor, o del público que recibe el mensaje en caso de una reunión grupal. Finalmente, preguntar, preguntar, preguntar (y más si es necesario...) y mantener contacto visual con el/los asistentes te mostrará en qué nivel el mensaje ha llegado a calar en la audiencia.

Si nuestro público es una sola persona, a la que conocemos previamente, podemos adecuar nuestro mensaje más fácilmente. Cada persona tendrá un nivel distinto, basado en sus conocimientos, experiencia y prejuicios. Por ello, debemos intentar personalizar cada mensaje y cada presentación a ese cliente individual (a esa persona en particular), aunque el mensaje final (nuestra oferta) sea el mismo para todos los clientes. Las palabras son importantes, y su elección no puede ser gratuita.

Sin embargo, cuando el público es un grupo de personas, no podrás personalizar el mensaje a cada miembro del grupo. Con suerte, si conoces a todo tu público, o si sabes qué tienen en común, podrás conseguir que el mensaje llegue a la mayoría de los asistentes. Hay que dar por hecho que habrá un porcentaje de asistentes que se pierdan en el mensaje. Si el grupo es muy grande, por ejemplo, entre los asistentes a un auditorio, habrá dinámicas de asistencia que directamente harán que haya gente que no vaya a escuchar tu mensaje (acompañantes, ajenos a la charla, familiares, etc.). En estos casos de públicos grandes, mi recomendación de mensaje, ya que es el que mejor parece funcionar, es lo que me gusta llamar el “back to basics”: mensajes claros y sencillos, de conocimientos básicos, añadiendo alguna aportación de contenido más avanzado para los oyentes con más nivel. En una nueva actualización pondré ejemplos de mi experiencia en el “back to basics” en casos reales. Sobre el nivel de la reunión, si mantienes un nivel medio-alto, como el conocimiento humano sigue el patrón de una campana de Gauss de normalidad, la charla le irá bien a cerca del 70% de asistentes, el 15% no la entenderá, y al otro 15% se le quedará corto. En caso de que a alguien se le haga demasiado sencillo, siempre puede ampliar información en el turno de preguntas, o una reunión informal tras la charla. Igualmente es en ese momento cuando alguien que se haya perdido en el minuto uno puede pedirte alguna aclaración.