No des por sentado que tu audiencia entiende tus mensajes.

No des por sentado que tu audiencia entiende tus mensajes.

En la comunicación participan varios componentes. En el esquema más sencillo, que sería una conversación entre dos personas, hay un emisor, un receptor (que intercambian sus papeles según progresa la conversación), el mensaje que intercambian, y el medio en el que se produce la comunicación

El emisor y receptor intercambian información sobre un tema que interesa a ambas partes, que estará incluido en el mensaje, y finalmente el medio es el lugar en el que se produce el intercambio, con sus condiciones más o menos favorables y sus distracciones. 

El medio puede ser muy variable. Ejemplos casi enfrentados de medios en cuanto a sus condiciones, que a la vez son muy habituales en las reuniones comerciales, podrían ser una reunión en un bar y una sala de reuniones. Tienen factores ambientales y distracciones distintas, propias de cada medio. Las distracciones pueden ser poco controlables, por ejemplo, en la barra del bar podríamos tener a otros clientes, el sonido de otras conversaciones, los ruidos de la máquina del café, el teléfono o la televisión. Aunque en las salas de reuniones el medio está más controlado, al ser un ambiente profesional, también pueden esperarse distracciones, como personas que se interesan por la sala en la que se produce la reunión, llamadas de teléfono inesperadas al teléfono de la sala, o problemas técnicos como fallos en la conexión a internet o al proyector, o eco en la sala. Las distracciones aparecen y son inevitables, por lo que hay que estar atento a la conversación para mantener el discurso, saber gestionarlas y evitar que afecten a la comprensión del mensaje. Por ello es importante comprobar que el mensaje está llegando en buenas condiciones al receptor, y que se está comprendiendo bien dicho mensaje. 

Por básico que parezca este mensaje, hay una diferencia fundamental entre enviar un mensaje, y que ese mensaje llegue y se entienda. Es obligación del emisor comprobar que el mensaje se haya entendido. Y para ello, lo primero a hacer debería ser adecuar el mensaje al tipo y nivel del receptor, o del público que recibe el mensaje en caso de una reunión grupal. Finalmente, preguntar, preguntar, preguntar (y más si es necesario...) y mantener contacto visual con el/los asistentes te mostrará en qué nivel el mensaje ha llegado a calar en la audiencia.

Si nuestro público es una sola persona, a la que conocemos previamente, podemos adecuar nuestro mensaje más fácilmente. Cada persona tendrá un nivel distinto, basado en sus conocimientos, experiencia y prejuicios. Por ello, debemos intentar personalizar cada mensaje y cada presentación a ese cliente individual (a esa persona en particular), aunque el mensaje final (nuestra oferta) sea el mismo para todos los clientes. Las palabras son importantes, y su elección no puede ser gratuita.

Sin embargo, cuando el público es un grupo de personas, no podrás personalizar el mensaje a cada miembro del grupo. Con suerte, si conoces a todo tu público, o si sabes qué tienen en común, podrás conseguir que el mensaje llegue a la mayoría de los asistentes. Hay que dar por hecho que habrá un porcentaje de asistentes que se pierdan en el mensaje. Si el grupo es muy grande, por ejemplo, entre los asistentes a un auditorio, habrá dinámicas de asistencia que directamente harán que haya gente que no vaya a escuchar tu mensaje (acompañantes, ajenos a la charla, familiares, etc.). En estos casos de públicos grandes, mi recomendación de mensaje, ya que es el que mejor parece funcionar, es lo que me gusta llamar el “back to basics”: mensajes claros y sencillos, de conocimientos básicos, añadiendo alguna aportación de contenido más avanzado para los oyentes con más nivel. En una nueva actualización pondré ejemplos de mi experiencia en el “back to basics” en casos reales. Sobre el nivel de la reunión, si mantienes un nivel medio-alto, como el conocimiento humano sigue el patrón de una campana de Gauss de normalidad, la charla le irá bien a cerca del 70% de asistentes, el 15% no la entenderá, y al otro 15% se le quedará corto. En caso de que a alguien se le haga demasiado sencillo, siempre puede ampliar información en el turno de preguntas, o una reunión informal tras la charla. Igualmente es en ese momento cuando alguien que se haya perdido en el minuto uno puede pedirte alguna aclaración.

Disfrutemos de un día cualquiera

Nos gusta la estabilidad. Cuando estás disfrutando del ritmo plácido de la rutina, no te das cuenta de cómo la vida va pasando a tu lado. Simplemente te dejas llevar por ese plácido y estable fluir rutinario diario: suena el despertador, te preparas y te vas al trabajo, trabajas, vuelves a casa, haces vida familiar, y repites lo mismo al día siguiente. Los fines de semana, vas al trabajo, o no, o incluso te lo llevas a casa, pero cambias a otra rutina, normalmente más placentera.

En la película "Pajarico" de Carlos Saura, el personaje del abuelo, interpretado por Francisco Rabal, repetía como un mantra una frase que siempre me llamó la atención "¡Qué bien se está cuando se está bien!". ¿Somos realmente conscientes de lo bien que se está cuando se está bien?

Nuestra rutina a veces se ve salpicada por anomalías. Son todos esos cambios de ritmo inesperados que te dan tema de conversación en la comida o en la reunión con los amigos, las anécdotas del día a día. Normalmente, no vas a hablar de lo que has desayunado ese día, ya que probablemente es lo mismo que el resto de días, sino que hablarás sobre la noticia extraña, impactante o distinta que escuchaste en la tele mientras desayunabas. O de la serie que descubriste ayer en Netflix. O alguna cosa nueva del trabajo. Siempre vas a hablar de lo que rompe tu rutina, de lo que realmente te impacta. Por ello, se puede considerar que los cambios en la rutina nos aportan algo. Incluso puede que nos ayuden a crecer, a base de adaptaciones pequeñas, casi imperceptibles, en nuestro ritmo habitual.

Como en todo, hay gradaciones, y a veces recibes una noticia impactante que no esperas, que rompe tu rutina completamente, hace saltar en pedazos tu estabilidad habitual. Te obliga a desarrollar una nueva rutina a la que subirte, como tabla de salvación. La nueva estabilidad a veces llega fácilmente, o tarda en llegar, y muchas veces no depende solo de uno. Es el caso de la enfermedad grave de un familiar cercano, un despido inesperado, o el fallecimiento de un ser cercano, entre otros. Es el momento de decir adiós a tu día a día habitual, y de intentar desarrollar uno nuevo cuanto antes. En negocios, sería lo que se denomina una salida de la zona de confort.

En mi experiencia laboral, no he sido consciente de estar en la zona de confort. Nunca la he sentido, quizás por el tipo de trabajos que he realizado, siempre de cara a un cliente que te plantea un problema distinto al del cliente anterior, y al que controlas solo en cierta medida, lo que te obliga a estar siempre atento a unos cambios constantes, tanto de la propia empresa y del entorno, como del cliente. De las primeras cosas que interioricé en la Facultad es que dos casos parecidos, con síntomas iguales, en pacientes similares, no tienen por qué tener el mismo diagnóstico (y por ello, ni el mismo pronóstico, ni el mismo tratamiento). Es decir, no hay soluciones universales para tus clientes. Por ello, no puede uno relajarse, y se tiene que focalizar en cada caso en particular. Sin sentir presión, pero siempre manteniendo la tensión. Hay casos evidentes de "habitantes" de la zona de confort, como la imagen típica, quizás muy distorsionada, del típico funcionario inmovilista que solo se preocupa de cumplir con la hora de entrada y salida de su puesto de trabajo. He conocido trabajadores de este tipo en la empresa privada, y estructuras que los soportan, pero eso daría para otra entrada en el blog. Quizás su enfoque no sea mala forma de vivir, aunque hasta para eso hay que servir. No sé si daría el perfil.

Retomo la frase del abuelo, "¡qué bien se está cuando se está bien!". No nos damos cuenta de que estamos bien, solo de que no lo estamos. Somos reactivos ante la falta de normalidad, pero no disfrutamos de ella. La felicidad es algo de lo que no somos conscientes normalmente, pero notamos su falta. Hagamos el esfuerzo por darnos cuenta de nuestro ahora, y disfrutemos más. Así también valoraremos más todo lo que tenemos.

Cada día es una nueva oportunidad de disfrutar de cada momento como si fuese el mejor momento de nuestras vidas. Recurriendo a los tópicos, el pasado ya no va a volver, y el futuro quizás nunca llegue. Tenemos que obligarnos a disfrutar del presente, basándonos en las raíces que creamos en el pasado, y sembrando para el futuro, sabiendo que el ahora es lo único sobre lo que tenemos un cierto control. Aprovechar las oportunidades está solo en nuestra mano.